Hanelle da Costa Artigas

Com experiência de 05 anos na área de congressos e eventos de uma empresa farmacêutica multinacional, procuro oportunidade de reintegrar o mercado de trabalho a fim de desenvolver minhas habilidades no setor e obter crescimento profissional, contribuindo sempre para o sucesso da organização.

Assistente de Congressos & Eventos | Laboratórios Servier do Brasil | Junho/2018 – Junho/2023

Responsável pela realização e execução dos trâmites para participação do laboratório em mais de 200 congressos médicos presenciais, online e híbridos com dimensões regionais e nacionais em diversas áreas terapêuticas, por exemplo: Congresso da Sociedade de Cardiologia do Estado de São Paulo - SOCESP, Congresso da Sociedade Brasileira de Hipertensão Arterial - SBH, Congresso Brasileiro de Angiologia e Cirurgia Vascular - CBACV e Congresso Brasileiro de Oncologia Pediátrica – SOBOPE, além de aulas, simpósios, workshops, jantares, etc. Assim como eventos promovidos pelo laboratório, como imersões e mesas-redondas;

Comunicação com colaboradores internos, externos, sociedades médicas, agências, instituições, fundações, doutores e fornecedores através de e-mail e telefone;

Atendimento da demanda de diversos departamentos da empresa: marketing, promoção, área médica; acesso de mercado, etc.;

Negociação com sociedades e fornecedores (agências, montadoras, buffet, hotéis, etc.), buscando sempre otimizar os custos;

Elaboração de documentos externos como: contrato de efetivação de patrocínio, contratação de buffet, aluguel e montagem de stand, etc., assim como documentos internos - conforme obrigatoriedades do compliance;

Pesquisa e contratação de todos os fornecedores envolvidos nos processos para participação em congresso ou elaboração de evento interno;

Participação em todo o processo de produção relacionado ao stand: solicitação de cotação, análise das propostas, envio à gerência requerente do evento para avaliação e escolha, encaminhamento de pedidos referentes ao layout para a montadora - conforme solicitações da gerência, etc., seguindo normas do local e também manual do expositor;

Acompanhamento presencial da montagem de stand e resolução de conflitos que ocorressem durante o processo, até sua finalização;

Participação em todo o planejamento referente ao buffet: solicitação de cotação, análise das propostas, envio à gerência requerente do evento para avaliação e escolha, encaminhamento de pedidos referentes ao cardápio para a empresa responsável - conforme solicitações da gerência, etc.;

Seguimento nos itens de participação para médicos patrocinados e staffs participantes como: emissão de passagem aérea, contratação de translado, hospedagem e inscrição;

Envio das informações de participação para médicos patrocinados e staffs participantes via e-mail e suporte por e-mail e telefone;

Solicitação da relação de material promocional para divulgação para a equipe requerente do evento e, após retorno, efetivação de pedido do mesmo ao almoxarifado através do sistema JDE. Posterior seguimento nas etapas de envio por correio ou transportadora; 

Operação dos sistemas VEEVA e CVENT para criação, acompanhamento e fechamento dos eventos;

Utilização de planilhas Excel para preenchimento dos dados de doutores patrocinados, informações do evento, cotações, efetivação de inscrição, etc.;

Organização de documentos através do serviço de armazenamento One Drive;

Requisição de compras e pagamentos através do sistema JDE;

Emissão de passagem aérea e voucher de hospedagem através do sistema da agência de viagens CWT;

Envio de documentos para assinatura através da plataforma digital DocuSign;

Cadastro de fornecedores através da plataforma digital LECOM.

EVENTOS | 2º período – Previsão de conclusão em Dezembro/2024 | Centro Universitário IBMR

MARKETING | Concluído em Junho/2021 | Centro Universitário Unicarioca