Raiza Inacio

Analista Administrativo | Elgin | Dezembro 2021 – outubro 2023

Reporte direto ao Diretor Comercial na área de Refrigeração da área

• Controle de agenda do Diretor na área de Refrigeração e dos gerentes;
• Organização e controle de pagamentos a fornecedores e terceiros;
• Cotação, organização e controle de viagens (passagens aéreas, carros, hotéis, ingressos);
• Envio e recebimento de documentos;
• Organização de reuniões, visitas e eventos;
• Controle de mesas em co-workings e salas de reuniões;
• Organização de arquivos, documentos e agendas do departamento;
• Controle e organização de frotas de veículos da empresa;
• Intermediação entre clientes e departamentos financeiros;
• Controle de reembolsos e cartões corporativos;
• Controle de viagens – parte burocrática: agendamento de reuniões para vistos, bem como a curadoria da documentação necessária e preenchimento de formulários;
• Organização e acompanhamento de eventos e reuniões – contato com fornecedores, organização de local, deslocamento e demais assuntos relacionados;
• Cadastro de fornecedores, materiais e serviços.
   

Assitente executiva | Bank of america | 2020 – 2021

Reporte ao time de secretárias da área de Investment Banking.

• Organização e controle de agendas; 
• Controle de almoxarifado; 
• Logística de documentos; 
• Controle e organização de viagens nacionais e internacionais (hotéis, passagens, carros); 
• Organização de estrutura e fornecedores para reuniões; 
• Criação e controle de relatório de despesas, reembolso de prestação de contas; 
• Arquivamento e controle de documentação sigilosa; 
• Controle de onboarding de novos funcionários; 
• Administração do time de investment banking com datas e limites de entregas.

Assitente executiva | BASF | 2019 - 2020

• Reporte direto à Vice-Presidente de Real Estates and Facilities for LATAM com atividades como:
• Realização de atendimento e repasse telefônico (nacional e internacional) 
• Controle da agenda; • Organização de viagens nacionais e internacionais;
• Organização de estrutura e fornecedores para eventos in loco; 
• Criação de relatórios de despesas, reembolsos e prestações de contas, com reporte direto ao Presidente da BASF for LATAM; 
• Traduções textuais; 
• Documentação de atividades laborais, 
• Arquivamento de registros administrativos e documentações pessoais da vice-presidência 
•  Controladoria do almoxarifado.
   

ASSISTENTE EXECUTIVA | Tauil e Chequer Advogados Associados a Mayer Brown | (2017-2018)

1. Suporte às equipes jurídicas e administrativas no pool de secretárias: 
2. • Realização de atendimento e repasse telefônico 
3. • Controle da agenda de sócios e associados
4. • Controle de viagens; 
5. • Curadoria de contatos institucionais 
6. • Prestação de contas, reembolsos, realização de relatórios de despesas; 
7. • Atualização de diretrizes institucionais; 
8. • Organização de estrutura e fornecedores para eventos in loco; 
9. • Traduções textuais e documentação de atividades laborais; •
10.  Controle de documentação de clientes, 
11. • Controladoria do almoxarifado; 
12. • Apoio com a recepção (atendimento telefônico, recepção de clientes, marcação e controle de salas de reuniões, controle de limpeza e direcionamento de clientes).
     

SECRETÁRIA EXECUTIVA – Instituto Akatu (2016-2017) 

1. Reporte direto ao Diretor-Presidente:
2. • Realização de atendimento e repasse telefônico (nacional e internacional);
3. • Controle de agenda; • Controle de viagens; 
4. • Curadoria de contatos institucionais;
5. • Atualização de diretrizes institucionais; 
6. • Organização de estrutura e fornecedores para eventos in loco;
7. • Traduções textuais, documentação de atividades laborais;
8. • Arquivamento de registros administrativos e documentações pessoais da diretoria, controladoria do almoxarifado.
9.  

UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO

Secretariado Executivo.