Auxiliar de Documentação - Caucaia, Brasil - spassu

Descrição

Job Description
A Spassu Tecnologia está com oportunidade para Auxiliar de Documentação

Descrição:

Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.

Principais Responsabilidades:

• Executar atividades de arquivo técnico;
  
• Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;
  
• Preparar documentação para Guarda externa;
  
• Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;
  
• Estruturar arquivo técnico;
  
• Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
  
• Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
  
• Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
  
• Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente;
  
• Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;
  
• Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
  
• Digitalizar documentos por demandas pontuais;
  
• Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
  
• Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente;
  
• Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;
  
• Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;
  
• Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
  
• Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
  
• Conferência da documentação recebida;
  
• Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);
  
• Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
  
• Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
  
• Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
  
• Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.
  

Os CVs permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

Se você é PCD, essa vaga também é para você.

Requisitos

Escolaridade Mínima:

• Ensino Médio completo.
  

Experiência Mínima:

• Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.
  

Conhecimento Mínimos:

• Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint;
  
• Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
  
• Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
  
• Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.
  

Informações Adicionais:

• Necessário possui CNH B e ter experiência em direção.
  

Benefícios

Plano de Saúde
Plano Odontológico
Vale Alimentação ou Refeição
Vale Transporte
Seguro de Vida
Gympass
e...
Um mundo de oportunidades

Requirements
Escolaridade Mínima: - Ensino médio completo. Experiência Mínima: - Experiência na área de arquivo técnico. Conhecimento Mínimos: - Pacote office, conhecimento em tarefas diárias de arquivo técnico e administrativo no recebimento, tratamento e disponibilização da documentação em diversos tipos de suporte como papel e eletrônico, conhecimentos básico sobre rotinas administrativas relacionadas aos processos de execução dos serviços de documentação, gerenciamento eletrônico de documentos (GED/EDMS); - Conhecimento das coleções que compõem a documentação de engenharia.