Secretária administrativa - Rio de Janeiro, Brasil - Cib Engenharia S.A

Descrição

ResponsabilidadesDemonstrar proficiência em comunicação oral e escrita em português e inglês

Suporte Executivo:
Prestar suporte administrativo às iniciativas relacionadas à internacionalização da empresa, gerenciando agendas, coordenando reuniões e organizando viagens

Suporte Administrativo:
Colaborar com outros membros da equipe administrativa para garantir a eficiência e a coesão nas operações diárias da empresa, como elaboração de contratos ou realização de pagamentos;Participar na criação e na manutenção de relatórios de status e documentação relacionada às atividades em andamento;Facilitar a comunicação entre as equipes internas, garantindo a fluidez das informações e o cumprimento de prazos

Gerenciamento de Viagens:
Organizar itinerários de viagem, reservas de hotéis, transporte e outros detalhes relacionados a viagens de negócios

Organização de Documentos e Informações:
Organizar e manter arquivos e documentos confidenciais, garantindo fácil acesso e recuperação quando necessário;Elaborar relatórios de reuniões executivas

Logística de Reuniões e Eventos:
Planejar e coordenar logística para reuniões, eventos e conferências, incluindo reservas de salas, equipamentos audiovisuais e catering.
Horário flexível; Ter autonomia e liberdade para trabalhar; Aprender rapidamente sobre diversos setores, indústrias e soluções;Capacidade de trabalhar de forma independente, assumindo responsabilidades e tomando a iniciativa quando necessário;

QualificaçõesFormação acadêmica em Secretariado Executivo ou área relacionada;Fluência em comunicação escrita e oral, em português e inglês;Habilidade no relacionamento interpessoal;Desejável experiência de trabalho em um ambiente internacional ou lidando com questões multiculturais;Experiência com Microsoft Teams, ou equivalentes, para auxiliar na organização de reuniões virtuais;Experiência com Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);Capacidade de trabalhar de forma independente, assumindo responsabilidades e tomando a iniciativa quando necessário;OrganizadaComunicativaReservadaComunicação clara e ObjetivaBoa apresentaçãoExperiência como secretária (5 anos)