- Local de trabalho: Três Lagoas, MS
- Regime de contratação de tipo: Efetivo – CLT
- Jornada: Período Integral
- Área e especialização profissional: Ciências, Pesquisa - Biblioteconomia
- Nível hierárquico: Analista
Analista de Documentação - Três Lagoas, Brasil - Spassu Tecnologia e Serviços SA
Descrição
Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.Principais Responsabilidades:
*Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto;
*Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental;
*Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente;
*Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas;
*Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos;
*Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos;
*Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente;
*Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente;
*Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto;
*Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio;
*Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto;
*Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto;
*Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto;
*Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
*Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
*Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
*Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
*Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos;
*Organização do acervo físico em unidades diversas do cliente;
*Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
*Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
*Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente;
*Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente;
*Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
*Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo;
*Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pelo cliente, conforme regras e padrões corporativos do cliente;
*Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento.
Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.
-> Se você é PCD, essa vaga também é para você.
Requisitos:
*Graduação completa em Biblioteconomia ou Arquivologia.
*Experiência anterior, 06 anos com Gestão de documentação de engenharia e/ou projetos de gestão documental.
Tempo de experiência: Entre 5 e 10 anos