Office Assistant - São Paulo, São Paulo

Apenas para membros registrados São Paulo, São Paulo, Brasil

há 6 horas

About The Role · The Office Assistant is responsible for ensuring an excellent reception, hospitality, and workplace experience. This role combines front desk responsibilities with administrative and facilities support, acting as the main point of contact for visitors, suppliers, ...

Descrição do trabalho

About The Role
The Office Assistant is responsible for ensuring an excellent reception, hospitality, and workplace experience. This role combines front desk responsibilities with administrative and facilities support, acting as the main point of contact for visitors, suppliers, and internal teams.

What You'll Be Doing

Visitor reception and check-in, including guidance on office policies and procedures
Preparation of the environment to welcome clients and guests (organization of the reception area and meeting rooms, water/coffee setup, materials)
Preparation of simple reports (e.g., volume of visits, incidents, maintenance requests, mail and delivery flow)
Support in communicating general notices (maintenance updates, office policies, internal events)
Full management of the Reception area and office hospitality
Manage meeting room schedules, agendas, and shared calendars
Control office access and visitor registration
Receive, register, and organize mail, packages, and deliveries
Data entry and record keeping in internal systems
Provide basic administrative support to internal teams
Register and follow up on office-related occurrences and requests
Coordinate and follow up with suppliers and service providers
Support building maintenance services, including: requesting quotes, organizing repairs and maintenance activities, following up on service execution
General administrative and office support as needed

What You'll Bring

At least 1 year of experience in a similar role (Office Host, Receptionist, Office Assistant, or Facilities support)
High school diploma required; technical or administrative education is a plus
Proficiency in Microsoft Office and/or Google Workspace
Experience managing calendars, meeting rooms, and access control
Basic administrative and data entry skills
Intermediate English desired
Strong communication and interpersonal skills
Hospitality mindset and customer-focused attitude
Organization and attention to detail
Proactive, reliable, and problem-solving oriented
Ability to manage multiple tasks in a dynamic environment

What's In It For You

We have an office in São Paulo City
30 days paid annual leave
Brazilian employment contract
Public transportation vouchers
Food vouchers
Life insurance
TotalPass (gym allowance)
Clude (preventative healthcare)
Onsite in our amazing new office space

Visão Geral da Função
O(a) Assistente de Escritório(a) será responsável pela gestão completa da recepção, hospitalidade do escritório e suporte administrativo e de facilities, garantindo excelência no atendimento e bom funcionamento do espaço corporativo.

Principais Responsabilidades

Gestão total da área de Recepção e da hospitalidade do escritório
Recepção e credenciamento de visitantes, incluindo orientação de normas do escritório
Preparação do ambiente para receber clientes e convidados (organização da recepção, salas, água/café, materiais)
Elaboração de relatórios simples (ex.: volume de atendimentos, ocorrências, manutenção, fluxo de correspondência)
Apoio na comunicação de avisos gerais (manutenções, normas, eventos)
Controle de agendas de reuniões e organização do uso das salas
Controle de acesso às dependências da empresa
Recebimento, protocolo e organização de correspondências e encomendas
Inserção e atualização de dados em sistemas internos
Apoio administrativo básico às áreas internas
Registro e acompanhamento de ocorrências do escritório
Acompanhamento e interface com fornecedores
Suporte aos prestadores de manutenção predial, incluindo: cotação de serviços, organização e acompanhamento de reparos quando necessário
Suporte administrativo geral e apoio às rotinas do escritório

Requisitos
Formação e Experiência

Ensino médio completo
Experiência mínima de 1 ano em função similar (Recepção, Assistente Administrativo, Facilities ou Office Assistant)

Conhecimentos Técnicos Desejáveis

Pacote Office e/ou Google Workspace
Experiência com controle de agendas, salas e rotinas administrativas
Organização e controle de informações e registros
Inglês intermediário desejável

Competências Comportamentais

Boa comunicação e postura profissional
Perfil organizado, proativo e responsável
Foco em atendimento e hospitalidade
Capacidade de lidar com múltiplas demandas
Atenção aos detalhes

If you're interested, we encourage you to apply Every application is reviewed by a member of our team (AI is not used in our recruitment process), and we aim to respond within 48 hours.