Analista Administrativo - Belo Horizonte, Brasil - Selpe Vagas

Descrição

O que você irá fazer

• Efetua compras de materiais diversos, tais como: materiais de escritório, uso e consumo, materiais de limpeza;
• Contratação de serviços especializados para atender as necessidades do escritório, garantindo a sua devida implementação e controle;
• Analisa as autorizações para as despesas, cota preços e condições de fornecimento;
• Acompanhar com os fornecedores prazos de entrega buscando atender as demandas da empresa;
• Mantém arquivo de catálogos e material promocional para pesquisa de produtos bem como de toda a documentação processada na área;
• Supervisionar o controle de documentos do departamento, visando facilitar a sua rastreabilidade;
• Prover um pronto atendimento das necessidades dos clientes internos e externos, e na solução de eventuais problemas;
• Criação de pedidos de compras garantindo que os níveis de aprovação sejam cumpridos conforme norma interna estabelecida;
• Conferência e controle de transações e acordos dentro do sistema;
• Executar as conciliações e fechamentos com relatórios claros e objetivos para a revisão da gerência;
• Orienta e supervisiona as atividades de serviços de limpeza, segurança, copa, manutenção, e recepção assegurando os níveis de atendimento pré-estabelecidos;
• Realiza o processo de contratação de serviços, reservas de viagens (passagens e hotéis) e reembolso de despesas: analisa as autorizações para as despesas, cota preços e condições de fornecimento, observa a obediência às normas para viagens e libera o pagamento;
• Controla a utilização de aparelhos celulares e outros dispositivos eletrônicos visando a racionalização do uso e redução de despesas;
• Controla o material de escritório da Unidade: atende solicitações mediante requisições, mantém registros para controle e providencia a reposição do estoque, quando necessário;
• Desenvolve normas e procedimentos administrativos para orientação e padronização de rotinas, fluxos de trabalho e diretrizes visando a melhoria na qualidade dos serviços, integração da equipe e treinamento de funcionários;
• Acompanha as atividades de trabalho conservação e manutenção em geral de prédios, pátios, dependências internas e externas, incluindo os serviços de reparos elétricos, hidráulicos, de sistema de ar-condicionado, restauração de alvenaria, pintura e outros;
• Eventualmente participa de reuniões de Diretoria documentando as deliberações através da elaboração de atas, para controle;
• Atende a solicitações das diversas gerências da empresa com serviços locados na Unidade para a execução de tarefas específicas, levantamento de informações, etc. bem como busca orientações para a aplicação local das diretrizes emanadas dessas áreas e que impactam a rotina administrativa sob sua responsabilidade;
• Responde pela atualização e guarda da documentação legal da empresa (Contrato Social, Inscrição do CNPJ, Certidões, licenças, AVCB e outros): renova assinaturas dos Diretores e Procuradores, altera dados cadastrais, reproduz cópias, arquiva e/ou dá encaminhamento aos Órgãos Públicos;
• Reúne-se com os gestores para solução de pendências na execução das atividades, revisão do cronograma de obras e manutenção, atendimento de reclamações ou detalhes contratuais;
• Controla a atuação de fornecedores e terceiros contratados para o suprimento de materiais e execução de obras e serviços zelando pela qualidade do trabalho e atendimento ao cliente nos termos negociados em contrato. Pode sugerir a substituição de fornecedores ou pesquisar novos meios para suprir as necessidades de trabalho;
• Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior.

Requisitos/Experiências

• Ensino Médio Completo (Ensino superior será um diferencial);
• Experiência com setor de compras