Recepcionista - São Paulo, Brasil - Grupo Valsa

Descrição

PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES / RESPONSABILIDADES:

• Recepcionar pacientes, visitantes, fornecedores/prestadores e profissionais da clínica, identificando-os e averiguando suas necessidades.
• Prestar informações e encaminhamentos a pessoas ou setores procurados.
• Realizar atendimento individual e telefônico.
• Efetuar captação de novos clientes.
• Confirmar consultas e gerenciar pacientes faltosos.
• Utilizar o sistema próprio da operadora/autogestão, após treinamento prévio.
• Registrar e tabular ligações em sistema contratado pela empresa.
• Organizar processos, documentos e materiais nas pastas do setor.
• Arquivar documentos e termos de adesão dos clientes.
• Registrar e tabular pesquisas de satisfação dos clientes.
• Cadastrar pacientes no sistema com cartão de identificação.
• Organizar e monitorar agendas dos profissionais da equipe interdisciplinar.
• Navegar o cliente na rede assistencial estabelecida.
• Realizar busca ativa dos clientes com encaminhamento maior que 30 dias.
• Registrar reclamações e encaminhá-las à Coordenação.
• Resolver conflitos relacionados ao atendimento com apoio do enfermeiro/coordenador.
• Registrar e evidenciar dificuldades e problemas no sistema para Coordenação realizar abertura de chamados.
• Realizar escuta qualificada das necessidades dos usuários, proporcionando atendimento humanizado.
• Realizar busca ativa para agendamentos de consultas, exames, procedimentos.
• Participar de reuniões de equipe referentes às atividades de rotina e indicadores.
• Preencher corretamente todos os impressos e documentos estabelecidos na unidade.
• Auxiliar em tarefas simples relativas às atividades de administração.
• Conferir quantidades e especificações dos materiais solicitados e distribuí-los nos setores.
• Auxiliar nas solicitações de materiais e relatórios de bens móveis, fazendo o controle patrimonial.
• Executar pedidos de compras dos materiais de consumo e permanente para execução das atividades dos setores.
• Manter-se atualizado sobre as ferramentas de gestão.
• Cumprir normas e procedimentos inerentes à função e legislação vigente.
• Avaliar e propor melhorias na rotina da recepção e atividades que impactem no atendimento ao cliente.

REQUISITOS:

• Experiência em técnicas de atendimento ao cliente.
• Habilidade em técnicas de negociação.
• Conhecimento em sistemas e ferramentas de gestão de processos, além do do Pacote Office, como Word, Excel e Outlook, para tarefas administrativas e de comunicação.
• Habilidade em se comunicar de maneira clara e eficaz, tanto verbalmente quanto por escrito, para transmitir informações aos pacientes e à equipe.
• Capacidade de lidar com múltiplas tarefas, organizar informações e gerenciar eficientemente o tempo para cumprir prazos.
• Familiaridade com ferramentas e sistemas utilizados em processos administrativos, como agendamento, registro de dados e gestão de documentos.