Assistente Executiva - Sao Paulo, Brasil - Allianz Partners Brasil

Allianz Partners Brasil

Empresa verificada

Sao Paulo, Brasil

há 2 semanas

Postado por:

Ana Silva

beBee Recruiter

Descrição

Prestar assessoria a Diretoria Executiva e outras Diretorias, assegurando o desenvolvimento de toda a rotina de suporte profissional e pessoal.

Responsabilidades e atribuições

Efetuar e receber ligações nacionais e internacionais, transferindo para o responsável, anotando e repassando possíveis recados;
Recepcionar e auxiliar visitantes estrangeiros, contatando o mesmo, reservando hotel e restaurante quando necessário e agendando táxi;
Reservar e emitir passagem área nacional e internacional, solicitando cotações e opções de voos às agências de viagens de acordo com as datas informadas, fazendo a reserva e verificando se o valor da tarifa corresponde com o mercado, enviando para o viajante confirmar a melhor opção, encaminhando ao superior imediato e em seguida, solicitando aprovação para emissão da passagem;
Elaborar planilha de controle de viagens internacionais e nacionais, incluindo todas as informações referentes, para controle e possível envio ao Grupo;
Realizar a reserva de hotéis em caso de viagem nacional, solicitando opções às agências, de acordo com a cidade solicitada, encaminhando as opções ao solicitante, optando sempre pelo menor valor de diária, confirmando junto a agência e encaminhando o voucher ao solicitante;
Organizar e controlar os equipamentos eletrônicos, materiais de escritório e a manutenção das salas de reuniões, verificando o funcionamento adequado dos equipamentos, repondo materiais e solicitando manutenções quando necessário;
Realizar a solicitação de aluguel de veiculo, verificando com o solicitante o local do aluguel do mesmo e a categoria escolhida, solicitando auxilio a área de Rede de Prestadores, repassando as informações e documentos necessários, reencaminhando a confirmação do aluguel ao solicitante, confirmando e encaminhando o pagamento;
Realizar a solicitação de reembolso de despesas, recebendo as notas fiscais referentes aos gastos efetuados, preenchendo planilha com as informações solicitadas, colhendo as assinaturas devidas e encaminhando ao financeiro para reembolso, informando ao cliente a data que será efetuado o pagamento;
Solicitar a compra de moeda para viagem, de acordo com o valor e tipo de moeda informado pelo solicitante, colhendo as assinaturas necessárias e encaminhando à Tesouraria para efetuar a compra;
Planejar e organizar eventos corporativos, verificando o tipo de evento e quantidade de pessoas, solicitando auxilio as áreas de Suporte Administrativo, Infraestrutura, Telecomunicações e Comunicação para reserva de sala ou espaço conveniência quando necessário e os demais recursos para realização do evento;
Solicitar pagamentos, lançando as informações no sistema, aguardando as aprovações devidas, encaminhando à Contabilidade para pagamento;
Controlar e atualizar o arquivo físico e eletrônico, arquivando os documentos em cada pasta (armários ou em pastas na rede); bem como o envio de recibos e NFs para reembolsos médicos na Allianz;
Auxiliar a recepção no intervalo do almoço, garantindo que todas as solicitações sejam atendidas;

Requisitos e qualificações

Superior completo;
Inglês avançado/fluente;
Desejável Espanhol;
Experiência em assessorar Executivos;
Habilidade com Power Point e apresentações.

Somos a
Allianz Partners, líder global em
assistência 24 horas e seguro viagem.

Fazemos parte do Grupo Allianz SE, o maior grupo segurador do mundo e uma das principais empresas de serviços financeiros.

Oferecemos
soluções globais nas áreas de
saúde e vida, automotivo, assistência e viagem.

A diversidade dos nossos serviços tem algo em comum
:dedicação em ajudar e proteger.

Além da nossa oferta de produtos de assistência e seguros, é nosso objetivo
definir e humanizar os serviços tendo sempre o
cliente no centro do nosso portfólio de produtos.

Junte-se a um ambiente de constante aprendizado e desenvolvimento, onde as pessoas são a base de toda e qualquer decisão.

Um local em que os colaboradores são encorajados a serem ambiciosos e se desafiem constantemente.

Uma organização em que toda pessoa tem o seu valor e toda opinião é respeitada.

Uma rede internacional de pessoas comprometidas e apaixonadas por oferecer as melhores soluções, prontas para ir além a qualquer hora e qualquer lugar.

Se você compartilha das mesmas motivações e nasceu para garantir a segurança e o futuro das pessoas, venha fazer parte da nossa empresa

Respeitamos a diversidade em todos os aspectos e nossas vagas também são destinadas às pessoas com deficiência (PcD).