Secretaria Executiva - Sao Paulo, Brasil - TALENTOS BBF

TALENTOS BBF

Empresa verificada

Sao Paulo, Brasil

há 3 semanas

Postado por:

Ana Silva

beBee Recruiter

Descrição

Assessorar os executivos no desempenho de suas funções, ser um canal de comunicação entre a área estratégia e operacional da empresa, atender pessoas (cliente externo e interno), gerenciar e filtrar informações, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, prestar serviços em idioma estrangeiro, organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de apoio, arquivar documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões.

Secretariar a Presidência, elaborar e analisar relatórios de despesas, controle de seguros de veículos e empresarial, solicitação de passagens aéreas e hospedagens.

Responsabilidades e atribuições

Realizar reserva de viagens, hospedagem, apoio na recepção, transporte, locação de automóveis;
Recepcionar estrangeiros e grupo de visitantes;
Monitorar os documentos da frota;
Administrar o controle das contas de telefone corporativo e fixo;
Elaborar requisição e controle de material de escritório;
Realizar solicitação de compras de material e serviços no sistema SAPIENS;
Assessorar e dar suporte para o Presidente, Diretoria e Chefe de Área;
Atender clientes internos e externos;
Controlar as correspondências internas e externas (Malote, Correio, SEDEX, etc.);
Organizar o arquivo de documentos;
Elaborar a agenda diária;
Digitar correspondências;
Elaborar relatórios, confeccionar planilhas eletrônicas e documentos diversos;
Realizar a tradução de documentos em inglês e espanhol;
Controlar e analisar as operações de sistemas administrativos;
Contatar com despachantes e organização da documentação necessária, tais como: procurações, solicitação de pagamentos, acompanhamentos de serviços e cobrança, comprovantes de pagamentos e documentações atualizadas dos veículos da empresa;
Realizar o acompanhamento diário através de relatórios enviados pela área em que atua lançando esta informação em planilha que são apresentadas à Presidência para conhecimento da situação de operação e estoque de produtos;
Realizar lançamento em planilha de toda movimentação da empresa com compra de passagens para terceiros e empregados e com reservas em hotéis para os mesmos sempre na cotação dos menores preços e melhores condições;
Acompanhar junto ao setor de Automotiva a renovação do IPVA dos veículos da empresa;
Elaborar relatórios de despesas mensais da Diretoria e Presidência;
Realizar controle e registro de atas;
Realizar fechamento anual de relatórios de: despesas, produção, gastos e etc.; publicação/arquivamento de balanço anual da gerência;
Desempenhar demais atividades correlatas ao cargo.

Requisitos e qualificações
Formação Superior em Secretariado Executivo Trilíngue ou Bilíngue;
Conhecimento Pacote Office Avançado;
Inglês/Espanhol Intermediário a Avançado (B1 e B2);
Técnicas de fluência verbal;
Relacionamento interpessoal;
Dinâmico;
Administração de Custos;
Timing de execução;
Gestão de Pessoas (subordinados indiretos);
Conhecimento Avançado de Organização, Métodos e Sistemas Administrativos (OMS);
Conhecimento Tecnológico de Comunicação Intermediário a Avançado.

A BBF foi fundada em 2008, com objetivo de mudar a matriz energética da região Norte, criando empregos, gerando renda e reduzindo o custo da energia elétrica para a população.

Tudo isso a partir de uma matriz sustentável e limpa, substituindo o uso de óleo diesel fóssil por biodiesel feito a partir de óleo de palma.

Ao longo do tempo, nos consolidamos como uma das maiores geradoras de energia nos Sistemas Isolados da região Norte e também como a maior produtora de óleo de palma da América Latina.

Nossos negócios são ativos de longo prazo e reforçam nosso compromisso com as melhores práticas ambientais, sociais e de governança.

Os princípios ESG estão incorporados em todas as nossas operações e nos direcionam a garantir que nosso modelo de negócio seja sustentável hoje e no futuro, gerando impacto positivo para a sociedade e para o meio ambiente.

NOSSO PROPÓSITO
Do solo à vida.

Nosso portfólio de produtos e soluções nos posicionam como único player integrado do mundo (do cultivo ao portfólio de produtos).

NOSSA DIRETRIZ
Empoderar a cultura local amazônica e impulsionar a transição energética para o mundo.

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