Assistente Administrativo/a - Anapolis, Brasil - GIZ Brazil

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Empresa verificada
Anapolis, Brasil

há 2 semanas

Ana Silva

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Ana Silva

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Descrição

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Sobre a GIZ

A Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)

GmbH é uma empresa do governo alemão atuante no âmbito da cooperação internacional para o desenvolvimento sustentável.

A GIZ tem mais de 50 anos de experiência em uma ampla variedade de áreas, como o desenvolvimento e emprego, a energia e o meio ambiente e a manutenção da paz e segurança.

Como empresa federal de utilidade pública, a GIZ apoia o governo alemão - em particular, o Ministério Federal para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (BMZ) e o Ministério do Meio Ambiente (BMUB) - e outros clientes dos setores público e privado em cerca de 130 países no alcance dos seus objetivos em cooperação internacional.

A GIZ atua em base nos princípios de cooperação e liderança (KuF): 1) Criar juntos significado; 2) Cooperar na diversidade; 3) Praticar liderança adaptativa e 4) Experimentar e inovar.

Com este objetivo, a GIZ trabalha em conjunto com os seus parceiros para o desenvolvimento de soluções eficazes e sustentáveis.

Sobre o Núcleo


O Núcleo Administrativo (NADM) é responsável pelos procedimentos administrativos dos projetos da GIZ no Brasil, sempre com a exigência de cumprir as normas e regras da GIZ, apoiando os projetos na melhor forma possível para que eles possam alcançar suas metas.

Áreas de Responsabilidade

O/a colaborador/a atuará em Brasília, regime de contratação CLT, realizando atividades administrativas, no âmbito do Núcleo Administrativo.

Principais Tarefas

  • Recepção e atendimento ao público: processo de cotação "abertura de propostas financeiras"; organização logística de materiais de moderação para os eventos realizados pelos projetos; gestão de controle das linhas telefônicas, de celular particulares do contrato com a operadora de todos os colaboradores; realizar as pesquisas de satisfação para atividades realizadas pelo NADM;
apoio na preparação e arquivo do quadro de delegações de poderes dos projetos;

  • Organizar viagens: verificar, reservar e preparar a documentação de passagens aéreas e terrestres individuais e para grupos, nacionais e internacionais; reservas nacionais e internacionais de hotéis, preparar documentação e realizar a prestação de contas de viagem; verificar e solucionar as pendências/inconsistências; organizar as informações do setor etc.;
  • Organizar eventos, seminários, reuniões, oficinas: pesquisas de melhores preços de locais, provedores, atualizar cadastro de fornecedores, realizar contratos de fornecedores, efetuar toda a documentação para as contratações; acompanhar o evento; assessorar os projetos na logística do evento, realizar o processo de pagamento do evento; verificação de pendências/inconsistências; preparar o arquivo físico e digital do setor; etc.;
  • Organizar e acompanhar aquisições: compras de matérias de consumo, equipamentos, móveis; realizar pesquisas de melhores preços e fornecedores, atualizar cadastro de fornecedores, preparar a documentação para pagamento da aquisição, realizar e atualizar inventário dos projetos; realizar o arquivo físico e digital do setor etc.
  • Preenchimento e conferência dos carimbos contábeis da GIZ, revisor das regras e normas da GIZ; acompanhamento de pendências; acompanhamento das cartas de orientações e acompanhamento nas auditorias internas;
  • Apoiar na atualização do Manual Operacional da GIZ-Brasil e auxiliar na inserção de informações na Lista de Observações da Agência e Núcleo Administrativo;
  • Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações do superior.

OBS:
Candidaturas recebidas até as 18h do dia 31/03/23, para o preenchimento de 2 vagas.

Requisitos desejados:
Condições, Qualificação, Experiência e Conhecimentos adicionais

  • Formação superior completa, em Administração, Logística, Economia, Comércio Exterior, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
  • Experiência mínima comprovada de 3 anos em atendimento ao público e rotinas administrativas;
  • Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
  • Domínio completo do pacote MS-Office;
  • Conhecimentos da língua inglesa ou espanhola, obrigatório e da língua alemã, será um diferencial;
  • Motivação de trabalhar em grupo, com iniciativa e dinamismo;
  • Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
  • Boa comunicação, organização, agilidade, proatividade, dedicação, responsável, detalhista e comprometimento.
Estamos em constante crescimento e sempre em busca de novos talentos Se você deseja fazer parte do nosso time e construir uma história de sucesso, queremos te conhecer

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