Fábia de oliveira

Pós-graduada em comunicação e marketing, tecnóloga em secretariado e mais de 10 anos de experiência na área administrativa e secretariado. Expertise em organização: controle de agenda de viagens e reuniões, suporte em eventos e salas de reunião e documentos físicos e digitais. Atuação na compra de suprimentos, relatórios e controles.

Clinica médica  – Recepcionista/Secretária - Atual

• Recepcionar os pacientes;
• Atendimento telefônico, online e via WhatsApp;
• Organização de agenda;
• Agendamento de consultas particulares pelo sistema (Peelow);
• Organizar e repor o estoque de materiais da clínica;
• Cadastro de clientes;
• Emissão de Notas Fiscais;
• Solicitação de reembolso. 

Skopos Investimentos Ltda - Secretária Administrativa – 11/19 a 02/22

•  Atendimento pessoale telefônico;
• Atendimento ao clientee visitantes encaminhando-os aos setores responsáveis;
• Controle da agendados executivos;
• Controle e recebimento /envios de malotes (correio/DHL) e respectiva triagem, conferência e distribuição dos documentos e encomendas recebidas, além da entregae distribuição nos departamentos;
• Alimentação de planilhaspara controle interno;
• Compra de materiais para escritório e manutenção da empresa;
• Cotação e compras de materiais e consertos para o escritório;
• Contato com fornecedores;
• Recebimento de mercadorias e correspondências encaminhando para o setor responsável;
• Organização de arquivosfísicos e digitais;
• Coordenação de salas de reuniões adicionalmente as reservas via Outlook;
• Despachos de documentosvia motoboy incluindosolicitações, acompanhamento e recebimento de protocolos quando aplicável;
• Liberação de entradana portaria e distribuição do selo de estacionamento;
• Emissão de Notas fiscaise Faturamento;
• Atualização de visto e preenchimento do DS160;
• Compensação bancária;
• Contas a pagar e a receber.
• Responsável por publicarvagas de estágio/CLT nos canais de divulgação;
• Preencher TCE-Termo de Contrato de Estágio;
• Admissão e desligamento de funcionários;
• Solicitar inclusão dos estagiários no Seguro de Vida;

Instituto de Pesquisas Tecnológicas - Assistente Administrativo 10/2016 a 06/2018

• Atendimentos aos clientesinternos e externos,encaminhando para os respectivos setoresresponsáveis;
• Assessoramento direto aos diretores nas atividades diárias,desde agenda de compromissos à reservae preparação de salas de reunião e teleconferências;
• Emissão de Notas Fiscais de remessa simples, faturamento e prestação de contas;
• Despacho e conferência de documentos;
• Organização de arquivos físicos e digitais;
• Cotações de produtos e serviços, confecçãoe controle de contratos;
• Controle de suprimentos e solicitações de almoxarifado;
• Confecção de Memorandos e acompanhamento de aprovações;
• Digitalização de documentos diversos para controle interno;
• Controle de correspondências e envio de documentos pelo correio (Relatórios, Termo de Sigilo, Propostas, Procuração, Aditivo);
• Contratação de estagiários e bolsistas solicitando documentações e contratos.

Realização:

• Formatação do relatóriodo cientista como ensaio, parecertécnicos (calibração de balança tratamento de algas, classificação fiscal de medicamentos, caracterização de produtos) além da formatação e emissão de propostas e minutas de acordo com as normas ABNT, corrigindo erros e padronizando as informações.

Quali Ar-Condicionado LTDA – Secretária 03/2012 a 01/2015

• Atendimento telefônico aos clientes interno eexterno;
• Transmissão de recados;
• Controle da agendado executivo;
• Responsável por inserir e atualizar informações no site da empresa;
• Digitalização de documentos;
• Compra de materiais para o escritório;
• Cotação de materiais e serviços;
• Organização de arquivo físico/digital;

Full Service Informática Ltda - Recepcionista 03/2010 a 02/2012

• Atendimento telefônico (PABX e KS);
• Atendimento presencial;
• Compra de materiais para o escritório e higiene;
• Controle de agenda dos Executivos;
• Responsável por orientara circulação de pessoas e visitantes.
• Liberação de entrada e saída de veículos;
• Recebimento de mercadorias e correspondências;
• Organização de arquivos físicos e digitais;
• Apoio em ligações e pesquisas para a diretoria;
• Emissão de Notas fiscais.

Realização:

Responsável pelo cuidado para liberação de entrada e saída, realizando maior controle e documentação, promovendo maior segurança

Pós-Graduação em Comunicação e Marketing

Faculdades Metropolitanas Unidas – FMU – 2015

Tecnóloga em Secretariado Executivo

Universidade Nove de Julho – Uninove- 2012

CURSOS

• Analista Administrativo - Universidade Nove de Julho – 2011
• Práticas de Gestãode Equipes - Universidade Nove de Julho – 2011

IDIOMA

Inglês básico – The English Academy.