Vânia Santos

25anos dedicados a Assessorar executivos, dando todo suporte necessário, atendimento telefônico, anotações de recados fazendo ao longo do dia check list das ligações com o Presidente e Diretor Financeiro, atualizar a agenda de celular, recepcionar clientes e fornecedores, agendar reuniões e compromissos dos executivos, desmarcando ou transferido-os conforme necessário, mantendo a agenda sempre atualizada. Fazer reservas de passagens aéreas, hotéis, aluguel de veículos, no Brasil e no exterior, preparando roteiro de viagens com as respectivas confirmações de reservas, atendimento de todas as solicitações pessoais dos executivos, sejam elas relacionadas aos veículos, residências e familiares, organizar arquivo pessoal e profissional dos executivos, efetuar compras, planejar entrega e pagamento de fornecedores de materiais e serviços para a empresa e residências dos executivos, controlar todas as contas-vencimentos particulares dos mesmos, interagindo com o financeiro para o efetivo pagamento e arquivamento das respectivas, agendamento e organizações de almoços e jantares, tanto no restaurante da empresa como em restaurantes externos, organizar sala dos executivos e salas para reuniões, bem como, supervisionar a limpeza, manutenção e arrumação de todas as salas da Diretoria. Efetuar compra de passagens aéreas e reservas de hotéis e veículos para todos os funcionários.

Issam Importação e Exportação Eirelli - Mar/2019 à Ago/2020

Apoio ao Diretor de Operações, através de agendamento de reuniões, gestão de documentos, interface com diversas áreas da empresa, aprovação de pagamento;
Gestão de viagens : cotação, solicitação de milhas, remarcação, contato com agências, reservas de hotéis e veículos;
Apoio as demandas gerais pessoais (compras e trocas de itens diversos, organização de eventos sociais, inscrições, preenchimento de formulários, gestão de documentos);
Apoio a manutenção/obra das residências através de cotação de serviços, compras de produto e busca de fornecedores;
Acompanhamento de eventuais manutenções de serviços da residência; Apoio a gestão dos veículos (controle de pagamento e agenda das taxas, impostos, seguros, estacionamento ,serviços de manutenção, contratação de seguros, controle de multas/pontos); 
Apoio a gestão médica (solicitação de reembolsos, agendamento de consultas e exames e follow-ups); 
Apoio a gestão dos Pets (controle e agendamento de vacinas, remédios, consultas com o Veterinário, treinador).

Mira OTM Transportes Ltda.

Out/2010 à Jul/2017

Agendar compromissos, conservar e atualizar o calendário diário do Presidente e Diretores;
Analisar todas as ligações recebidas, consultas, visitantes e correspondência, e encaminhá-las adequadamente; 
Fornecer suporte administrativo e pessoal para a Diretoria;
Analisar documentos, Preparar relatórios pontuais (como relatório de despesas) e outros;
Atuar como ponto de contato entre executivos, funcionários, clientes e outros parceiros externos; 
Gerenciar as agendas dos executivos e marcar reuniões e compromissos;
Gestão de Viagens, como cotação, compra de passagens aéreas e reservas de hotéis para todos funcionários da empresa;
Providenciar Passaportes e vistos;
Reunir as despesas diárias e preparar relatórios semanais, mensais ou trimestrais;
Acompanhar o estoque de suprimentos de escritório dos executivos 
Editar informações para comunicação interna e externa –  e-mails, apresentações, relatórios;
Organizar e manter um sistema de arquivamento de escritório Providenciar Reembolsos para o Presidente e Diretores;
Auxílio diário de demandas pessoais do Presidente;
Atividades pessoais pontuais (compra de itens, pagamentos, etc).

SA Fábrica de Produtos Alimentícios Vigor 

Jan/1993 à Jun/2009

Atuei como principal ponto de contato entre os executivos e as demais partes interessadas, incluindo clientes, fornecedores, parceiros e funcionários internos;
Gerenciamento da agenda dos executivos, planejando e agendando
reuniões, conferências e viagens, garantindo a otimização do tempo
e dos recursos;
Auxilio na organização e coordenação de eventos, sejam eles
Internos ou externos, como : almoços e jantares;
Gestão de viagens nacionais e internacionais, como : cotação, compra, solicitação de milhas, remarcação, contato com agências e reserva de hotéis;
Apoio a residências com cotação de serviços e compras de produtos, como também gestão dos funcionários;
Preparação e revisão de documentos, relatórios, apresentações e
correspondências. Otimização do sistema de arquivamento para garantir fácil acesso à informação;
Recepção de visitantes, clientes e parceiros de negócios, oferecendo um atendimento cordial e profissional;
Gerenciamento de Informações Confidenciais, lidando com informações sensíveis e confidenciais com máxima discrição e sigilo;
Suporte Administrativo aos executivos, como gerenciamento de despesas, processamento de documentos, entre outras tarefas relacionadas;
Resolução de Problemas, identificando-os e encontrando soluções eficazes, antecipando possíveis desafios para garantir a continuidade dos negócios.

UNIP - Ago2013 à Ago2016

Secretariado Executivo 

SENAC - 1993 à 1994

Técnico em Secretariado

Colégio Nove de Julho

1982 à 1984

Magistério