Assistente Administrativo - Rio de Janeiro, Brasil - ENGEPRED

ENGEPRED

Empresa verificada

Rio de Janeiro, Brasil

há 2 semanas

Postado por:

Ana Silva

beBee Recruiter

Descrição

Buscamos pessoas com vivência em rotinas ADMINISTRATIVAS e FINANCEIRAS de IMÓVEIS COMERCIAIS e RESIDENCIAIS, bem como excelente habilidade de COMUNICAÇÃO e RELACIONAMENTO INTERPESSOAL.

Atividades:

Realizar controle e digitalização das NF?s do condomínio, assim como garantir o fluxo de aprovação das notas pelo gestor local / sindicância;
Verificar a documentação acessória de contratos / terceiros;
Fazer controles de planilhas de contratos do condomínio (aditivos, valores etc.);
Auxíliar no preenchimento de minutas padrão;
Prestar atendimento aos clientes;
Organização de salas de reunião / auditório;
Organização geral do arquivo físico e digital dos documentos do condomínio;
Controle do sistema de acesso do condomínio (solicitações de crachás das empresas ocupantes, visitantes etc.);
Orçamentos referentes à compra de materiais e contratação de serviços;
Acompanhar vencimentos de documentos legais e obrigatórios;
Auxiliar o gestor nas rotinas administrativas e gestão de terceiros, bem como na gestão dos Indicadores de Performance (KPIs) e Acordos de Nível de Serviço (SLAs) dos fornecedores;
Realizar vistorias (walkthrough) nas instalações, auxiliando na identificação proativa de nãoconformidades, interagindo com o time de campo na resolução dos desvios;
Auxiliar na execução dos procedimentos de cobrança extrajudicial e judicial de inadimplência (envio de correio eletrônico / ligação);
Auxiliar a gestão na elaboração do relatório gerencial mensal;
Auxiliar o gestor local na preparação das Assembleias e quando necessário na redação da ata, atuando como secretária nas assembleias;
Gerir as Ordens de Serviço dos inquilinos/usuários;
Abrir chamados internos e direcionar solicitações aos terceirizados;
Registrar o Fluxo de dados e OS nos sistemas internos de controle;
Auxiliar nas rotinas de controle de entrada e saída de materiais junto aos inquilinos/proprietários;
Atualizar quando necessário o controle patrimonial do empreendimento e realizar demais atividades inerentes ao cargo.

Requisitos:

Graduação em Administração ou áreas afins ( pode estar em curso);
Pacote Office intermediário (Word, Outlook, Excel e Power Point);
Desejável conhecimento em Compras e vivência em softwares de gestão condominial como o COND21, GOSOFT, etc.

Benefícios: