Assistente Administrativo Bilíngue - Duque de Caxias, Brasil - Centro Pan-Americano de Febre Aftosa

Centro Pan-Americano de Febre Aftosa

Empresa verificada

Duque de Caxias, Brasil

há 1 semana

Postado por:

Ana Silva

beBee Recruiter

Descrição

Descrição do Cargo / Responsabilidades:

Elaborar, digitar, editar e encaminhar, sob orientação do superior imediato, ofícios, memorandos, informes, cartas e demais documentos de comunicação interna/externa do setor, em português, espanhol e inglês;
Gerenciar os arquivos físicos e eletrônicos do setor, inclusive digitalizando e armazenando documentos, mantendoos organizados e permanentemente atualizados, conforme as normas e padrões da Organização;
Monitorar o recebimento, pelos destinatários, de comunicação interna/externa expedida pelo setor, bem como, sob orientação do superior imediato, fazer followup de informações, documentos, relatórios, etc. solicitados através deles;
Manter contatos telefônicos e eletrônicos em português, espanhol e inglês com público interno/externo a organização a fim de trocar informações pertinentes ao exercício de suas atividades;
Cadastrar, controlar e documentar, todo e qualquer tipo de movimentação financeira relacionada ao setor, mantendo o respectivo sistema de gestão permanentemente atualizado quanto às mesmas;
Coordenar e executar os trâmites administrativos necessários para atender as agendas de viagens do pessoal do Setor (passagens, reservas, adiantamentos, vistos, etc.), providenciando também o ingresso da informação na agenda institucional de ausências;
Assessorar a supervisão imediata, identificando fornecedores, solicitando cotações, analisando propostas e sugerindo opções de material, serviços, etc. para a realização de eventos do setor;
Proporcionar suporte logístico à realização de eventos do setor, elaborando e enviando convites / correspondências, preparando documentos para impressão e realizando demais atividades de apoio administrativo, incluindo o exercício de secretaria durante ele;
Realizar tarefas de apoio administrativo tais como receber visitantes, organizar entrevistas, fazer traduções, reprodução de documentos, realizar a tramitação da correspondência recebida, etc.
Executar outras tarefas correlatas, compatíveis com a sua função.

Formação e experiências desejáveis:

Necessário: Ensino Médio completo.
Desejável: Formação Técnica em Secretariado ou Administração. Graduação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas afins.
Essencial: 5 anos experiência em tarefas de escritório/administrativas ou áreas afins.
Desejável: Experiência de trabalho em ambiente internacional.
Necessário: Excelente conhecimento de Português e conhecimento de Espanhol e Inglês.
Essencial: Domínio na utilização de sistemas operacionais, pacote office, navegadores de Internet, softwares de correio eletrônico, e programas de comunicação online como Microsoft Teams, Zoom, dentre outros.

Horário de Expediente:
De segunda a sexta-feira das 08:15 às 16:15 (com 00:45 de almoço)

Modalidade e Local de Trabalho:
Híbrido, parte no escritório em Duque de Caxias e parte de Home Office.

Tipo de vaga:
Tempo integral, Efetivo CLT

Salário:
R$5.024,00 por mês

Benefícios:

Assistência médica
Assistência odontológica
Auxíliocreche
Seguro de vida
Valealimentação
Valetransporte

Horário de trabalho:

De segunda à sextafeira

Escolaridade:

Ensino Médio completo (obrigatório)

Experiência:

- navegadores de Internet e softwares de correio eletrônico (obrigatório)
- programas de comunicação on-line como Microsoft Teams e Zoom (obrigatório)
- sistemas operacionais e pacote office (obrigatório)
- escritório/administrativo o áreas afins; mínimo de 5 anos (obrigatório)
- trabalho em ambiente internacional (preferencial)

Idioma: