Assistente Administrativo de Grupos e Eventos - Sao Paulo, Brasil - Hilton

Hilton

Empresa verificada

Sao Paulo, Brasil

há 3 semanas

Postado por:

Ana Silva

beBee Recruiter

Descrição

Princípio das Responsibilidades & Propósito da Posição:

Ser responsável pela coordenação do departamento de vendas assistindo à toda equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir os objetivos do Business Plan.

FUNÇÕES ESSENCIAIS
Média Percentagem de Tempo

10

%

Relatório de activities para execução do trabalho do dia

80

%

Elaboração de propostas de eventos com hospedagem de grupos (minimo 10 aptos) e de grupos sem eventos

10

%

Atendimento a clientes (pessoalmente e telefone), reuniões, etc...

FUNÇÕES SUSTENTADORAS:

Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em requerimentos particulares da empresa
:

Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.
Verificar disponibilidade de salas e elaborar propostas dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e de grupos sem eventos. Existem exceções para grupos com a autorização de Revenue com menos de 10 apartamentos.
Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçar o relacionamento com os mesmos.
Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos, efetuando ligações para melhor entendimento do negócio.
Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.
Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.
Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas dando suporte na verificação de disponibilidade das salas oferecidas para o evento com grupo otimizando a utilização dos espaços
Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.
Atualizar diariamente suas atividades no Delphi, preenchendo as activities do sistema conforme padrão.
Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24 horas.
Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.
Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocálas na espera e como transferílas.
Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.
Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas.
Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.
Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.
Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.
Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.
Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
Chamar o hóspede pelo nome sempre.
Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.

ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS:

Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.
Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu, e discute as possibilidade de novas opções.
Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.
Recepcionar os clientes no dia do evento, dá suporte ao supervisor e confere últimos detalhes.
Apresentase pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.
Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as necesidades operacionais do hotel.

REQUERIMENTOS FÍSICOS:

Chave de Frequência:
Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horas

Atividade Física

Frequência
Sentado Constante

Andando, Subindo Escada Ocasional Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/ Inclinando-se para frente (cabeça e ombros) Ocasional

Agarrar, Alcançar, Apanhar Raro

Empurrar / Puxar Raro

Visão Próxima Constante

Visão Longe Ocasional

Escutar Constante

Conversar Ocasional Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg) 453,6 g = 1 lbs Raro

Viajar Raro

OUTROS DEVERES