A importância da Comunicação no Século XXI

"Entre o emissor e o receptor de uma mensagem o número 1, pode virar 1.000. Os ruídos ,ou o que é produzido na comunicação, pode ser péssimo, e provocar um desastre. Este sempre foi um problema nas empresas, desde que as conheço em 25 anos como consultor. Comunicação é uma área séria na empresa, que deve ser trabalhada incansavelmente em todos os flancos " 

Não só as reuniões de feedback de desempenho, é que fazem um gerente, supervisor e os líderes de coaches. O dia a dia na indústria constrói esta realidade e isto é irreversível. Alguns estudos apontam que as pessoas nas empresas estão se reunindo com mais frequência nos últimos dois anos. Uns dizem, que se trata das necessidades de uma comunicação física, mais direta, o corpo a corpo, que esfriou nos últimos anos. Isto advém do uso excessivo das ferramentas eletrônicas como e mail´s, celular, etc. A tecnologia global, traz a solução apenas para uma parte dos problemas. Dependendo dos detalhes, as soluções consomem tempo, leitura de e mail´s, e mais ainda, o de reunião, que de uma forma, ou de outra, já mostra que vem havendo perda de tempo, e que já é notada, e até contabilizada ultimamente, entre muitos gerentes. Os efeitos dos problemas de rendimento, e prejuízo da comunicação puramente eletrônica em muitas situações, estão estourando, e sendo mais analisados e sentidos, somente agora, nos departamentos mais administrativos. Isto movimenta a necessidade urgente, até de ajuste organizacional, a ser tratado pela comunicação corporativa das empresas. “Precisamos de mais reuniões olho – no – olho, e menos e-mails e celular” diz um Diretor de Operações, de uma empresa de logística de transporte rodoviário, que após um estudo na sua empresa, mostra, um exemplo: "tivemos "uma salsicha eletrônica” que conectava ou anexava 23 e-mail´s longos, e que somava um tempo de elaboração e leitura mínimo, de 280 minutos entre os envolvidos, produzido em seu trâmite. Circularam ainda 26 dias sem solução. Em 17 minutos de conversa pessoal, solucionamos o problema". Somente 60% dos e-mails circulantes tinham a real necessidade e efetividade. E-mail é indispensável, é uma grande ferramenta, mas as pessoas, não foram preparadas para usá-lo como deveria. Pode ter uso banalizado, e está deixando as pessoas preguiçosas para locomover, conversar pessoalmente e se comunicarem diretamente. Impera a lei do menor esforço. Circula de tudo, de futebol, "zoações" até correntes por exemplo, que afeta o tempo das pessoas trabalharem. Se 60 empregados gastam 2 minutos cada, vendo e-mail´s que não agregam valor são 2 horas improdutivas na empresa toda. Isto é prejudicial. As pessoas estão se afastando pessoalmente, umas das outras para solucionarem os problemas de forma efetiva. A minha empresa tem 400 empregados. Tinha empregado que já estava aqui fazia dois anos, e não conhecia pessoalmente, as pessoas pares, que estão no dia a dia, como parceiros de tarefas distantes uma das outras em 200 metros. Por que? Os e-mail´s e os comandos puramente em teclados, as distanciavam. Mapeamos estas coisas e estimulamos as pessoas a conversarem mais pessoalmente.

Com a pademia muita coisa mudou, a comunicação  e a informação estão fundidas e uns intensficaram mais o home office e investiram mais em ambiente tecnologoistas, outros voltaram ao convencional e a maioria está no híbrido, Nós evoluímos pelo uso sistemático da tecnologia e otimizamos muita coisa. Isso é inegáve! É difícil medir, mas estamos comunicando melhor. A nossa média de e-mail / dia, para um universo de 293 usuários que estava em 25/ dia/ pessoa. Após um plano de reduzir, que faz 125 dias hoje, já ajustou este número para 15. Reduzimos 10 e-mails/pessoa/dia. Devemos admitir, que produzimos um hábito eletrônico de empurrar os problemas sem soluções para o outras pessoas, com um simples uso do teclado do computador e pronto! Sem atuar mais intensamente na solução dos problemas. É cômodo, apenas digitar e reciclar problemas dentro da empresa, ou produzir salsichas eletrônicas. Nenhum diretor ou gerente, gosta de deparar com isto. Vendo que tem muita conversas, trocas de farpas e pouca solução e empenho. Tentamos com o pessoal de TI, bloquear o quarto anexo de mensagem, para forçar soluções mais pessoais. Mas existiam muitas situações importantes, com decisões mais sérias, que seriam afetadas. Estamos modificando esta realidade aqui. Tenho certeza absoluta, de que existem empresas, perdendo mais tempo, e com situação mais grave, que a minha, e que ainda não tomaram uma ação efetiva neste processo” comenta o diretor.

Estamos fortes em Whats Web for WhatsApp, E-commerce, live, zoom, EAD, E-learning, home office, Instagram, Facebokk, Linkedin,  Twiter  e  INTERNET com suas redes sociais no Brasil temos  uma observação:  O Brasil alcançou a marca de 161,6 milhões de habitantes conectados em 2022, o equivalente a 87,2% da população de 10 anos ou mais de idade, estimada em 185,4 milhões de pessoas. Entre os internautas, 93,4% declararam que usavam a internet todos os dias.9 de nov. de 2023.  Quanto ao mundo O número de usuários ativos nas redes sociais ultrapassou o total de 5 bilhões em 2023, o equivalente a 62,3% da população mundial, de acordo com um relatório anual publicado nesta quarta-feira (31 de janeiro 2024).O número aumentou 5,6% em um ano, enquanto a população mundial cresceu 0,9%, indica esse relatório da agência We are social e da empresa Meltwater, baseado em estimativas da Kepios, empresa especializada no estudo de usos digitais. O estudo foi divulgado na última quinta, 27 de abril, pelo Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (FGVcia). O estudo revela ainda que são 1,2 smartphones por habitante, totalizando 249 milhões de celulares inteligentes em uso no Brasil.3 de mai. de 2023 e o celular é tido como um forte destruídor da produtividade

Para efeito de comparação, 5,35 bilhões de pessoas dispõem de uma conexão com a Internet. O Instagram, a primeira rede social em termos de usuários, tem um total de 1,65 bilhão, seguido de perto pelo TikTok (1,56 bilhão). O relatório reconhece, no entanto, que existe um certo grau de imprecisão devido, entre outros fatores, a contas automáticas, ou a pessoas registradas sob diferentes identidades. E, como prova da curiosidade gerada pela Inteligência Artificial (IA), a página da Wikipédia mais visitada em 2023, independentemente do idioma, foi a do ChatGPT, o mais conhecido programa de IA generativa, desenvolvido pela empresa OpenAI.

Em relação a maior frequência de reunião e comunicação, ainda; os observadores mais práticos, inclusive gerentes industriais, que são entrevistados nesta ênfase, são mais diretos, e já dizem que; " as necessidades de cumprimento de metas, o ambiente competitivo geral. As cobranças de desempenho estão bem mais elevadas. As metas estão bem arrojadas. A margem de lucro comprimiu, mas o compromisso de remunerar o acionista está de pé. Os custos fixos subiram. As vendas caíram com a crise. Estamos nos reunindo mais, por necessidade de sermos criativos e aumentar a produtividade, é uma questão de necessidade, e isto é global, a ordem é dar resultados." E tem outros estudiosos, mais integradores, que dizem que; " isto faz parte de uma evolução, este é um processo da gestão, que já chega à conclusão definitiva, de que a produtividade depende 100% de comunicação, e que a própria administração moderna, está respondendo desta forma. Estão precisando de produtividade como nunca. Esta conclusão não é muito nova, mas hoje, é o recurso, ou a ferramenta, mais barata para os diretores, gerentes, lideres, supervisores adotarem e produzirem mais. Este caminho, só agora, é que está sendo totalmente reconhecido; e inclusive sendo mais eficiente do que todos os outros, no comando de pessoas, processo e tecnologia, e dentro dos recursos que eles dispõe."

Cada empresa tem uma realidade diferente. No Brasil temos em torno de 22 milhões de empresas, o que sabemos de fato; é que tanto a teoria, como a prática, mostra no dia a dia, e nos prova que a maioria dos projetos falham e fracassam em comunicação. Até 90% do tempo de um gerente de projeto é com comunicação. E que a produção, operação e manutenção, são atividades, que devido às grandes mudanças na gestão industrial, e cobrança por resultados, tendem a serem tratadas como projetos de operação quotidiana. E isto é a uma pura comunicação industrial; “nos próximos 20 anos, todo o trabalho dos executivos do planeta será desenvolvido por meio de projetos.” (Tom Peters) e que, "sessenta por cento de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação." (Peter Drucker), que é o pai da administração moderna e que “no futuro todos os líderes serão coaches. Quem não desenvolver essa habilidade, automaticamente será descartado pelo mercado.” Jack Welch, é um dos mais famosos e eficientes executivos do mundo, que já comandou 360 mil pessoas. E que Maslow, indiretamente na teoria da pirâmide, mostra que para ser líder, tem que entender de pessoas, inteligência emocional, empatia, motivação, necessidade humana e comunicação, que integra tudo isto; e mais ainda, a equação do comportamento das pessoas, que devem ser lideradas para melhoria do trabalho, know how e harmonia entre estas partes. 

As empresas e o ensino geral, precisam passar por um amplo projeto de comunicação estruturada, para facilitar a vida de profissionais e cidadãos, para tingirem os caminhos da produtividade industrial e comunicação social. A maioria das empresas que melhoraram em comunicação, investiram centradas em mentalidade de gestão do capital humano. Criaram projetos de coaching, ou outras ferramentas, e mesmo projetos diferenciados, criados no próprio trabalho. Investiram em estruturas de comunicação. Preparando líderes e liderados dentro de um ambiente interno. Modificaram estruturas organizacionais com conceitos de comunicação em cima de uma linha de psicologia, pedagogia e didática. Treinaram e educaram as pessoas da empresa.

É função de gerentes, líderes e liderados, nas reuniões comunicativas mensais de desempenho – (“Reuniões de Feedback de Desempenho”) o gerente indagar as esquipes. Um exemplo: “Vocês viram como andam os nossos custos de logística e como estamos saindo da meta”? Vocês viram que a qualidade teve muitas variações para baixo? Vocês viram que as reclamações passaram de seis para para onze, olhem a marca de 100%, e aí!!! Vocês viram que economizamos 4% de energia? Vocês viram que temos cinco meses sem acidente? Pois bem, estou aqui neste momento, passando este feedback geral, e comunicando, que o problema é de todos. O sucesso e o insucesso são nossos. Precisamos melhorar. Assim funcionamos. Os números bons e ruins, são nossos. Depois vou conversar em separado com os supervisores e líderes. O que me preocupa, é que precisamos de solução urgente, mas parabenizar também, onde estamos avançados e corrigir, onde não estamos rendendo, o que a diretoria espera da gente são s melhoras. Os responsáveis, devem montar um plano de correção urgente; e negociarem comigo os prazos, para irmos em frente! Vamos melhorar, onde não estamos indo bem. Há casos, em que não estou vendo ações e uma proatividade X, ou a motivação para solucionar os problemas. Eu estou errado? As minhas ordens e pedidos não estão muito claras? Estou comunicando mal? Vocês precisam de treinamento? É falta de recursos? Vocês tem algo a justificar, mostrar, planejar ou criar soluções? Estão precisando de oportunidades, para faze isto? Vou ser claro; desse jeito nós vamos fracassar! Todos vão fracassar!

Qual é o impacto mental (motivação, autoconfiança, estresse...) desse tipo de feedback sobre uma equipe?  O feedback é uma das ferramentas educacionais de comunicação e motivação mais utilizada no aprendizado (esportes, escola, profissional). Muitas vezes ouvimos: "Quanto melhor o feedback, mais eficaz é a aprendizagem”. É verdade! Mas não é tão simples.  O que é o bom feedback? Qual é o mau feedback? Se o objetivo declarado do feedback é informar o empregado de seu nível de competência, explicando-lhe as suas possibilidades de melhoria para realizar uma tarefa. Transmitir feedback construtivo, realmente eficaz, não é tão fácil quanto parece. Depende sim, muito de comunicação e a forma de abordagem. Só pode dar feedback positivo, um gerente, supervisor, líder, ou alguém treinado, que tem empatia, habilidade e visão holística para esta finalidade. Depende de um nível de relacionamento interpessoal. Muitos podem não aceitar o feedback, ou mal interpretar o feedback, mesmo que positivo.

Fornecer comentários não significa apenas julgar e avaliar a tarefa realizada ou mostrar os pontos fortes e os pontos à melhorar nas pessoas. O feedback também informa, sobre a solução, recomendação e assistência, naquilo que pode ajudar. Os empregados têm de estar preparados para entender o feedbcak. Em síntese, precisamos preparar um sistema de feedback para as pessoas melhorem o desempenho, através de um sistema de comunicação, via coaching, um trabalho direto dos coaches internos, ou qualquer outro tipo de ferramenta de comunicação para s pessoas. Preparando este sistema para as pessoas e as pessoas para este sistema. Todo o trabalho acumula uma ligação direta entre aumentar o senso de competência e aumentar a motivação intrínseca e vice-versa.  Na escola, os professores que mais apoiam a autonomia de seus alunos, participam e promovem uma maior motivação intrínseca neles. O feedback de desempenho torna mais fácil, o aumento, e a percepção de competência, que é um feedback positivo, que trata do aluno intrinsecamente ao se motivar, é o que leva a um comportamento positivo e a melhora do seu rendimento estimulado pelo professor. Na empresa isto tem uma relação direta, entre o liderado e o gerente, ou líder, comparado à aluno e professor.

A comunicação e o feedback positivam, traz aumento das percepções, que são fortalecidas e melhoram a produtividade e rendimento das pessoas. A natureza do feedback bem conduzida, afeta significativamente a motivação da competência das pessoas nas empresas, e que por sua vez, modifica os resultados obtidos, sempre em harmonia com a liderança e projetos envolvidos nesta ênfase. Em seu universo de feedbacks, os gerentes, supervisores e líderes, ou coaches, devem ter um conjunto de comentários práticos e exemplos das suas respectivas áreas, sempre juntos em experiências, obtidas, tanto positivas, quanto negativas. Dentro de uma forma ética, honesta e transparente, calcada em fatos e dados com o “5H´s: Humanidade, Humildade, Honestidade, Harmonia, Humor” (Jayme Nicolato). Precisamos como líderes e liderados, fazer destas palavras uma crença, para funcionar em sentido bilateral, para o crescimento de todos na empresa. Transformar em energia ou combustível organizacional em cada um dos postos de trabalho esta crença, prevalecendo na forma ou orientação, para nossa comunicação e ação, pois há benefícios recíprocos, tais como:

Apreender e enxergar as dificuldades e obstáculos como um desafio pessoal e da equipe, e que sempre seremos vencedores. Não há algo insuperável. Eliminar pensamentos parasitas e negativos, como: Eu nunca conseguirei lá, não sou bom o suficiente, o que ele me pede para fazer é muito difícil. Encorajar: eu acho que posso ter sucesso, vou ter sucesso, estou pronto para enfrentar esse desafio. Vou fazer tudo para ter sucesso. Eu sou capaz, quanto mais eu tentarei, mais tenho a chance de progredir. As pessoas de sucesso, os grupos e equipes vencedoras pensam assim. Elas conseguiram passar de um estado mental de auto-condicionamento negativo, para um auto-condicionamento positivo. Não comparar com os outros, pois cada um é diferente, tanto quanto na quantidade e qualidade do aprendizado, que varia de acordo com os indivíduos. Esta é a função de Gerentes, Supervisores e Líderes. Os líderes sempre vão à frente, encorajando e estimulando os seus liderados. Removendo obstáculos em direção ao o sucesso. Em se tratando de empresas, sempre com desafios cada vez mais arrojados. A capacidade, o poder ,energia de comunicar, lidar com feedback e conseguir a alta produtividade e eficiência, através das pessoas, é o fator mais diferenciado, para superar condições adversas e elevar o sucesso das empresas. Devemos estar preparados para esta prática, missão e responsabilidade. " A função de um Líder é ajudar as pessoas" (Albert Einstein)