Administrative Assistant - Sao Paulo, Brasil - IPSEN

IPSEN

Empresa verificada

Sao Paulo, Brasil

há 2 semanas

Postado por:

Ana Silva

beBee Recruiter

Descrição

Title:

Administrative Assistant

Company:

Beaufour Ipsen Farmaceutica Ltda

-
Assistência Administrativa:

Apoiar com relação ao planejamento e recepção de visitantes Nacionais e Internacionais na Ipsen Brasil, garantindo que as visitas sejam conduzidas de maneira organizada e de acordo com os padrões e políticas da Ipsen
Apoio com relação ao agendamento de salas e espaços de reunião presenciais e virtuais tanto na Ipsen Brasil, quanto em espaços externos, quando necessário
Apoiar os colaboradores com relação ao cadastro e recepção de visitantes ao escritório da Ipsen Brasil
Responsável pela recepção e distribuição interna de correspondências e encomendas, bem como pela organização de envio para externos, sendo a pessoa responsável na Ipsen Brasil por Malotes, Correios, Currier's e portadores diversos
Atuar como ponto de contato interno da Ipsen para a agência de viagens prestadora de serviços da Ipsen, apoiando na comunicação de conteúdos relevantes ao tema de viagens internamente na Ipsen, bem como apoiando colaboradores da Ipsen com relação à dúvidas relacionadas aos temas de viagens corporativas
Apoiar a diretoria da Ipsen Brasil com relação ao planejamento e reservas de viagens corporativas
Suporte aos colaboradores de campo e terceiros nas requisições de serviços relacionados ao escritório
Execução e suporte a processos relacionados a área de T.I. (abertura e acompanhamento de chamados, organização e apoio à entrega de equipamentos)
Governança de documentos pertinentes aos processos sob sua responsabilidade: desde a geração, recebimento e arquivamento apropriado nos locais devidos

-
Facilities:

Apoiar os serviços de manutenção preventiva e corretiva do escritório, organizando os serviços a serem prestados tanto internamente quanto com os fornecedores, garantindo que as manutenções ocorram de acordo com o planejado
Apoiar os colaboradores da Ipsen no tema de locação de veículos
Atuação direta com colaboradores terceiros responsáveis pela Limpeza/Copa do escritório, garantindo o bom estado de conservação da Ipsen
Governança dos documentos pertinentes ao processo sob sua responsabilidade: desde a geração, recebimento e arquivamento apropriado nos locais devidos

-
Procurement:

Execução do processo de Solicitação de Compromisso
Execução do processo de Pedido de Compras
Solicitações de orçamentos e matriz comparativa para decisão de melhor custo e benefício para empresa
Criação e suporte em apresentações em PPT e controle de planilhas em excel
Realização do Fluxo de Pagamento aos fornecedores de acordo com a nossa polítca de Pagamentos
Acompanhamento dos fluxos financeiros pertinentes a rotina de trabalho estabelecida
Garantir que todas as atividades estão sendo realizadas de acordo o padrões e regulamentos da Ipsen
Governança dos documentos pertinentes ao processo de compras sob sua responsabilidade: desde a geração, recebimento e arquivamento apropriado nos locais devidos

Conhecimento, habilidades & experiência

Formação / Certificações:

Formação superior em Administração de Empresas, Logística e ou áreas correlatas em curso ou completo
Cursos de Secretariado, Auxíliar / Assistente Administrativo, entre outros.

Experiência: